Un PMS del hotel une muchas funciones básicas de una recepción del hotel. La mayoría de los proveedores promocionan hoy sus “PMS en la nube”, pero la realidad es que la computación en la nube es ahora una vieja noticia incluso en la industria hotelera.

Encontrar el sistema PMS adecuado para su hotel es un gran desafío, pero primero debe comprender qué es un PMS de hotel, y esto es lo que presentaremos en este artículo. Al coordinar reservas, disponibilidad, pagos e informes en un punto central de venta, los hoteleros tienen una mejor comprensión de la demanda en tiempo real y el rendimiento de las operaciones hoteleras.

Por lo tanto, elegir PMS puede ser una de las opciones más dolorosas para los hoteleros. Si hay un software de hotel que realmente vas a querer entender es el PMS.

¿Qué es un PMS?

Un Property Management System (PMS) es un paquete de software de gestión hotelera que los propietarios y el personal de recepción utilizan para gestionar sus negocios mediante la coordinación de reservas, la disponibilidad de reservas en línea, el pago y los informes en una ubicación central.

El Hotel PMS agiliza las operaciones para el personal de recepción y los servicios de los huéspedes en una empresa hotelera para hacer el registro de entrada y salida de los huéspedes, ver la disponibilidad de habitaciones, hacer ajustes a las reservas existentes, e incluso puede tener funcionalidad de back office (planificación de limpieza o mantenimiento). Con un sistema central, los hoteleros pueden gestionar y supervisar mejor las métricas clave necesarias para gestionar su negocio (p. ej., tasa media diaria, ocupación, etc).

Estas son algunas de las cosas que un PMS del hotel puede hacer:

• Check-in y check-out de los huéspedes
• Disponibilidad de habitaciones
• Gestión de reservas (tanto OTA como reservas directas)
• Gestión de tasas
• Facturación
• Limpieza/mantenimiento
• Gestión de canales (p.ej. Canales de reserva como expedía, GDS, etc.)
• Procesamiento de pagos

Características principales del software de recepción (Hotel PMS)

Interfaz intuitiva y fácil de usar.

A medida que la tecnología del hotel madura, hay menos diferenciación entre los proveedores; en cuanto a características y funcionalidad, al menos el 80% está familiarizado con los mejores proveedores de PMS hotelero.

La diferenciación real está en el diseño. Es por eso que nuestros dos principales criterios al elegir un PMS se basan en el diseño. Una interfaz intuitiva, así como un panel de control fácil de leer, ayudan mucho a fomentar el uso entre los empleados, reducir el tiempo de formación y, en general, mejorar la vida laboral de usted y su equipo. Lo que deseamos evitar es la resistencia a utilizar una herramienta de software que luzca no muy agradable a la vista o sea o difícil de usar.

Un gran PMS es uno que su equipo querrá utilizar. Dado que el diseño “bueno” está en el ojo del usuario, busque un sistema que equilibre la funcionalidad con una interfaz que tenga sentido para usted.

Seguridad

El software en sí, junto con cualquier integración de terceros, debe ser seguro. Un PMS deseable también tiene controles de acceso de usuario personalizables. Para mantener la privacidad de los huéspedes y la seguridad del procesamiento de pagos, el acceso a la información confidencial de los huéspedes debe ser restringido. Una pista de auditoría. También debería estar disponible para rastrear cualquier acceso potencial no autorizado del usuario. En un mundo donde las brechas de datos son titulares diarios, las malas prácticas de seguridad de los proveedores pueden ser una responsabilidad masiva. Haga preguntas, investigue su debilidad y determine si confía en este proveedor como un proxy para la reputación de su propia marca.

Un gran PMS es uno que su equipo querrá utilizar. Dado que el diseño “bueno” está en el ojo del usuario, busque un sistema que equilibre la funcionalidad con una interfaz que tenga sentido para usted.

Automatización de procesos

Necesitas un PMS que se amolde a tu negocio, no al revés. Una solución moderna de administración de propiedades debe evolucionar junto con las expectativas de los huéspedes.

Cuando te quedas atascado con el software heredado “congelado en el tiempo”, limita cómo puedes adaptarte a las tendencias de venta al por menor y administración de propiedades del día. El peor escenario es cuando las operaciones son limitadas, en lugar de empoderadas, por el software.

Un buen ejemplo es la capacidad de automatizar tareas repetitivas. El PMS moderno basado en la nube puede automatizar ciertas tareas en segundo plano (como los informes que discutimos anteriormente). Incluso la simple operación de permitir que el personal del servicio de habitaciones informe automáticamente a los huéspedes sobre la hora de salida puede tener un impacto importante en la eficiencia operativa y la buena gestión.

Integración de sistema

El PMS correcto es un PMS que puede funcionar bien con su pila de tecnología existente. Sin la integración necesaria, UN PMS no podrá realizar sus funciones correctamente. También puede obstaculizar la productividad de los empleados y afectar la experiencia del huésped.

Por ejemplo, si el personal debe extraer manualmente los detalles de la reserva del software de gestión de canales y luego ponerlos en el sistema de gestión de activos, habrá errores que afectarán a los huéspedes. Agregar integraciones personalizadas puede resultar costoso, complicado y requerir mucho tiempo. Diseñado para realizar un PMS integrado con todo el software de misión crítica. Si no es práctico, deberá presupuestar para obtener ayuda del integrador de sistemas del hotel, que integra profundamente el PMS con el servicio.

Serán más rápidos y precisos que las personalizaciones únicas de muchos proveedores de PMS, al tiempo que garantizan la conectividad bidireccional, manteniendo registros entre todos los sistemas actualizados sin problemas.

Informe y análisis

Una de las razones por las que la integración es tan importante es que un PMS mal integrado impide la generación de informes correctos. Por supuesto, puede extraer informes del sistema, pero también desea ahorrar tiempo de trabajo proporcionando una pila de tecnología totalmente integrada, reduciendo así (¡o eliminando!) El tiempo dedicado a la extracción de informes manuales.

Los informes simplificados permiten a la gerencia dedicar tiempo a prioridades más urgentes. Como saben todos los hoteleros, parece que una hora o el número de horas de un día no es suficiente. Necesita un PMS que haga que los informes sean simples y claros para que pueda concentrarse en las actividades generadoras de ingresos.

¿Cuánto cuesta el sistema de gestión de propiedades del hotel?

Ponemos esto al final para alentar a revertir el proceso al elegir un PMS. Por supuesto, todos los presupuestos son importantes y esta no debería ser la primera condición. La evaluación de posibles soluciones en función de las características, configurándolas primero y luego el precio es mucho más influyente. Puede encontrar que las soluciones más caras brindan más funciones y aumentan la oportunidad de aumentar los ingresos. A menudo, eliminar estas soluciones es más que pagarse usted mismo de formas inesperadas.

Como regla general para fijar precios, ¡ya no existe una regla general! Algunos proveedores cobran por función, mientras que otros cobran por habitación. La integración personalizada puede aumentar rápidamente los costos. Para comparar proveedores con diferentes modelos comerciales, le recomendamos que calcule su propio precio por habitación para comparar manzanas con manzanas.

También hay un factor oculto en los precios: el servicio al cliente. Si el proveedor se las arregla a precios atractivos pero no tiene un soporte confiable, generalmente no vale la pena ahorrar una cantidad tan pequeña de dinero. Inevitablemente, el sistema dejará de funcionar, generalmente durante los períodos de mayor uso. Las compensaciones de los ahorros a corto plazo rara vez valen la pena la pérdida de reputación a largo plazo, la presión del personal y las oportunidades de ingresos pérdidas asociadas con un servicio al cliente deficiente y tiempo de inactividad.

Cuando su hotel es un pez pequeño en un gran estanque, su proveedor puede ignorarlo, especialmente para algunos proveedores más grandes. Por otro lado, su hotel puede ser el principal cliente del proveedor emergente, con el riesgo de que el proveedor no sobreviva sin su negocio. La mejor práctica es encontrar un proveedor centrado en el cliente que tenga suficiente escala y atractivo en el mercado, y que aún mantenga una sólida relación con el cliente.

Conoce más acerca de los sistemas hoteleros: 10 características imprescindibles de un sistema de gestión hotelera.