Elegir un sistema de software de gestión hotelera es como comprar un automóvil: es fácil sentirse abrumado por muchas opciones y es difícil encontrar consejos confiables sobre las funciones de PMS que más necesita.

A menudo hay malentendidos en el software. Un tamaño para todos. Cada hotel tiene necesidades muy específicas basadas en el tamaño de la propiedad, el tamaño de la cadena, la ubicación geográfica y muchas otras variables. Además, cada propietario o gerente requiere un diseño, facilidad de uso y soporte diferente. Cada uno tiene necesidades específicas.

Es absolutamente vital reducir los problemas que está tratando de resolver interactuando con los proveedores de PMS y asegurarse de no vender cosas que su propiedad no necesita. Las personas mayores en la industria de la hospitalidad a menudo usan la metáfora del pato en el lago para describir el funcionamiento del hotel.

Los huéspedes a menudo se sienten presionados debido a sus planes de viaje, o intentan deshacerse de la presión mientras están de vacaciones, por lo que no importa el ajetreo y el bullicio, el personal debe permanecer tranquilo y relajado.

La tecnología es una de las herramientas clave que utilizan los hoteleros para permitir a los huéspedes operar fácilmente, y el software de gestión hotelera es el sistema más importante de todo el hotel. Ya sea que trabaje en un hotel de alojamiento y desayuno independiente o en una cadena hotelera global, el sistema de gestión de su hotel es el núcleo de su hotel.

Casi todos los miembros del equipo del hotel deben visitar el PMS para realizar las tareas diarias. El personal de servicio al huésped debe dar prioridad a la limpieza de las habitaciones del hotel para poder recibir a más huéspedes.

Los profesionales de ventas y gestión de eventos deben cerrar con llave las salas de grupos. Los gerentes de hotel necesitan acceder al sistema para obtener datos e información operativa. La elección de un proveedor de sistemas de gestión hotelera es una de las decisiones más importantes y difíciles que toma un operador hotelero. Al final de este artículo, sabrá exactamente qué buscar para tomar decisiones técnicas informadas para su propiedad.

10 funciones básicas que un PMS hotelero debe tener

Empecemos por lo básico. Estas funciones son esenciales para cualquier hotelero moderno que desee utilizar la tecnología para mejorar la experiencia del cliente, mejorar la eficiencia de las operaciones administrativas y establecer relaciones duraderas con los clientes.

Interfaz intuitiva y fácil de usar:

Una interfaz fácil de usar es el factor más importante al seleccionar software de misión crítica para un hotel. Si el software de su hotel es complejo y confuso, cometerá más errores y le costará más dinero. Las tareas comunes no deberían requerir mucho tiempo y pasos, ya que esto ralentizará a su equipo y limitará su capacidad para desarrollarse rápidamente, por lo que se requiere un potente sistema de software de gestión hotelera.

Vista optimizada y multi dispositivos:

Cuando los gerentes, limpiadores y otro personal necesitan verificar rápidamente los detalles de la reserva, no tienen que volver a la oficina. Cualquier sistema que utilice no solo debe ser accesible para teléfonos y tabletas, sino que también debe estar optimizado para su uso en teléfonos y tabletas. Aún mejor, su propietario debería poder comprobar el rendimiento durante las vacaciones.

Datos de huéspedes

¿Está comprometido con aumentar la lealtad de los huéspedes? El perfil del huésped almacena la información de contacto del huésped, el historial de estadías e incluso sus preferencias, para que pueda brindar una experiencia más personalizada durante su próxima estancia. Aún mejor, un perfil de invitado con un CC de invitado almacenado facilitará la devolución de los clientes.

Envío de correo electrónico y notificaciones

Implemente correos electrónicos personalizados, personalizados y automatizados para comunicarse con los clientes y reducir el esfuerzo manual del personal. Las plantillas le permiten crear una ruta de comunicación desde su primera reserva hasta una oferta específica para repetidores con capacidades de mensajería automatizada.

Gestión de reservas

Quizás las características más importantes de PMS son la gestión de reservas y las funciones de recepción. Al almacenar digitalmente todas las reservas, los hoteleros pueden hacer que las reservas en papel sean cosa del pasado. Para administrar una reserva, debe poder establecer precios, administrar la disponibilidad, ofrecer promociones y ver las reservas en su calendario.

Gestión de entradas y salidas

El módulo de gestión de salas de PMS es como una recepción virtual. Esta función permite al personal de recepción registrar la entrada y salida de los clientes y cancelar o renovar sus reservas con solo unos pocos clics.

Reservas de grupo

La función de reserva de grupo es muy importante si el hotel planea albergar cualquier tipo de evento o grupo de invitados. Las funciones de reserva grupal incluyen la capacidad de que los clientes reserven habitaciones dentro de un bloque de habitaciones, la capacidad de exportar listados de habitaciones y la capacidad de configurar los ajustes de pago para que se puedan facturar varias habitaciones a una sola cuenta.

Facturación

Cuando la mayoría de los clientes se van, quieren una copia de la factura. Como resultado, su PMS debería poder emitir fácilmente una hoja de invitado que cubra todos los gastos de su estadía. Asimismo, necesita una relación financiera sólida y directa que le ayude a coordinar sus ingresos y gastos con habitaciones, tiendas, proveedores y más.

Reportes

Si no puede medir el desempeño de su hotel, ¿cómo puede saber si su hotel está funcionando bien? Con potentes capacidades de generación de informes, PMS proporciona información sobre ingresos, ADR, RevPAR y más para que pueda encontrar oportunidades de crecimiento y realizar un seguimiento del progreso hacia sus objetivos.

Registro y aprobación de usuarios

La industria hotelera tiene grandes ventas y está a la vanguardia del registro automático de errores para garantizar la capacitación adecuada y la resolución de algunos problemas. Es importante pedirle al empleado responsable los detalles del perfil del usuario.

Conclusión

Además, vivimos en un mundo donde los consumidores exigen mayor seguridad. Como resultado, se requiere que los empleados tengan acceso solo a aquellas partes del sistema de gestión del hotel necesarias para realizar tareas básicas, y que no tengan acceso innecesario a información sensible como los detalles de la tarjeta de crédito.