¿Qué importancia tiene PMS para respaldar las operaciones diarias del hotel?

Qué importancia tiene PMS para respaldar las operaciones diarias del hotel
Tiempo de lectura: 6 minutos

En los últimos años, el software de gestión hotelera ha logrado grandes avances, incluidos los tipos disponibles para usted. En el pasado, es posible que solo necesite una herramienta de administración de la oficina principal y otros proyectos temporales de diferentes plataformas, como Excel y software de recursos humanos para resolver el problema. Hoy, hay mejores opciones.

Uno de ellos es el Property Management System (PMS). Por supuesto, si está acostumbrado a hacer todo manualmente, puede estar al margen de los beneficios del PMS para hoteles.

¿Es realmente necesario?

En una palabra, sí. Sin embargo, las cosas no son tan sencillas. Debe asegurarse de invertir en el mejor PMS que satisfaga sus necesidades. Para ello, primero es necesario comprender lo que puede aportar el PMS basado en la nube. Estos sistemas son más que simplemente embellecer las herramientas de gestión de la oficina principal.

Brindan la capacidad de administrar casi todos los aspectos de su propiedad.

¿Por qué necesita un PMS de hotel?

Por qué necesita un PMS de hotel

Antes de elegir el mejor PMS hotelero, necesita saber más sobre cómo funciona este tipo de software de gestión hotelera y cómo puede satisfacer las necesidades de su hotel.

Las características que esperas la mayoría de los gerentes y propietarios de hoteles tienen expectativas específicas para los hoteles PMS. Estas características y funciones incluyen:

Reservas de huéspedes

Sí, su PMS puede procesar reservas. Sin embargo, esto es más que solo autorizar a los huéspedes a realizar reservas a través de su sitio web. Independientemente del canal de terceros, debería poder reunir todas las reservas de invitados en un solo lugar. Acceder a todo en un solo lugar ahorra tiempo y esfuerzo a los miembros del equipo al tiempo que simplifica la experiencia del huésped.

Canales de terceros

en la actualidad, la mayoría de los hoteles utilizan una amplia gama de canales de terceros para construir una red más amplia y llegar a clientes potenciales. Esto incluye OTA y sitios web como Hotwire.com que ofrecen precios con grandes descuentos. Manejarlos manualmente puede ser una pesadilla y lleva demasiado tiempo. Con el PMS del hotel adecuado, puede administrar fácilmente todos estos canales.

Operaciones de la recepción

Operaciones de la recepción

Finalmente, el PMS correcto del hotel le permitirá acceder a las funciones y características estándar de la recepción, como ver y actualizar el estado de la reserva de la habitación, administrar los registros de entrada, procesar los pagos, etc., así como al spa, actividades hoteleras, limpieza y otros departamentos de convergencia.

Funciones Inesperadas

Además de las funciones esperadas que acabamos de comentar, el mejor PMS irá más allá de las funciones de gestión de recepción y debería proporcionar algunas funciones y funciones inesperadas.

Funciona como un sistema ERP

Una característica que a menudo sorprende a los gerentes de hotel es la capacidad de PMS para actuar como un sistema ERP y registrar todas las transacciones. Esto es importante no solo para garantizar que se recopilen datos financieros importantes sino también para obtener una mejor visibilidad de sus resultados y para garantizar que todos los gastos se recopilen a tiempo y estén vinculados a la cuenta del cliente.

Gestión de ingresos

Gestión de ingresos

además de capturar todas las transacciones financieras el PMS de su hotel también puede proporcionar funciones de gestión de ingresos que le permiten determinar el rendimiento general de su propiedad profundizar en los KPI clave como ADR (American Depositary Receipt) y GOPPAR (Gross Operating Profit Per Available Room) y luego responder a los cambios de manera oportuna.

REPORTES

El mejor PMS podrá crear rápidamente informes detallados, lo que le permitirá responder preguntas de gestión y proporcionar información clave de un vistazo. Se trata de encontrar formas de utilizar los datos que ya tiene y convertirlos en nuevos conocimientos para tomar mejores decisiones para toda la propiedad.

Informes

Facilite el ciclo de registro de los huéspedes

El software de gestión de su hotel es una herramienta poderosa que puede crear una experiencia positiva para los huéspedes y reducir o evitar los posibles puntos débiles. Esto incluye crear una experiencia cohesiva en cada punto de contacto para garantizar que los huéspedes nunca se queden en una habitación sin limpiar, etc. Hoy, nuestro objetivo es brindar una excelente experiencia a los huéspedes. No se trata de reservar una habitación por una o dos noches. La industria de la hospitalidad es más competitiva que nunca y si no les da a los huéspedes una razón para regresar ellos encontrarán una razón para ir a otra parte.

Experiencias sin contacto

Experiencias sin contacto

El COVID19 ha impulsado las tendencias existentes en la industria hotelera hacia procesos cada vez más sin contacto. Con el software PMS adecuado no solo puede capitalizar estas tendencias sino que también puede ayudar a sus huéspedes a disfrutar de una estadía más segura y privada en su propiedad.

Algunas características que necesitan soporte incluyen registro y salida digital llave de habitación digital, actualización automática del número de habitación desde la aplicación móvil y más.

La industria de la hospitalidad es más competitiva que nunca y si no les da a los huéspedes una razón para regresar ellos encontrarán una razón para ir a otra parte.

Gestión de tarifas

Estamos muy lejos de los días en que los gerentes de hoteles y los responsables de la toma de decisiones podían establecer tarifas y respetarlas durante todo el año. La industria actual exige más y sus clientes esperan más.

Con el software de administración de propiedades hoteleras adecuado puede administrar fácilmente las tarifas. Puede establecer tarifas de temporada o paquetes, establecer tarifas especiales e incluso cambiar sus tarifas según la ocupación.

¿ El mejor ? Muchas de estas funciones están automatizadas lo que le ahorra tiempo y molestias a usted y a su equipo.

¿Cómo elegir el software adecuado para el sistema de gestión hotelera?

Ahora que se comprende cómo el PMS para hoteles puede beneficiar sus operaciones diarias es hora de pensar en lo que se necesita para tomar una decisión informada.

Lo primero que debe hacer es asegurarse de que el software que está considerando ofrezca las características y capacidades que hemos cubierto. No hay escasez de opciones de PMS basadas en la nube en el mercado pero están lejos de ser iguales. Algunos no son más que un software de recepción glorificado mientras que otros se centran más en las necesidades de la parte trasera de la casa. Esta tampoco es la elección correcta. Desea un sistema PMS basado en la nube que ofrezca amos al mismo tiempo que proporcione una gran automatización para permitir que sus empleados se concentren en la experiencia del cliente.

Por último asegúrese de tener acceso a la prueba gratuita. Esto le permite seguir los pasos del software y tener una idea de cómo funcionará para su negocio. La prueba también debe completarse. Las pruebas funcionales limitadas no le permiten explorar el software y aprender más sobre él.

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